(Kiemelt kép: Unsplash+)
A vállalati „amnézia” megelőzése egy szervezetben nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a munkatársak úgy érezzék, hogy ténylegesen egy valódi csapat tagjai, és tudják, hogy mit is várnak el tőlük. A „munkavállalók korában” ez a vállalati siker titkos összetevője is lehet. A cégek idővel növekednek és változnak, az alkalmazottak jönnek és mennek, a vállalkozások átszerveződnek, projektek indulnak és fejeződnek be. Mindezen változások során a belső céges tudás csak gyarapodik és el is vész az idők során. Ha a tudást nem követik nyomon és nem teszik elérhetővé az alkalmazottak számára, akkor az emberek idővel elveszítik a vállalkozás történetének megértését, vagy azt, hogy hogyan illeszkedhetnek ők maguk bele a Nagy Céges Képbe.
Mi fán terem a vállalati memória?
Az egyénnek az ismeretek megszerzésére, megőrzésére és felidézésére való képessége a hosszú távú memóriájához kapcsolódik. Az üzleti életben a vállalati memória a tudás és az információk tárolására és előhívására vonatkozó kollektív képességre utal. A vállalati (vagy üzleti) memória magában foglalja mindazokat a tárakat, melyekben egy vállalat a tudását tárolhatja. Ez magában foglalja a formálisabb nyilvántartásokat, valamint az emberekbe, a kultúrába és a folyamatokba ágyazott hallgatólagos tudást is. James P. Walsh és Gerardo Rivera Ungson (Organizational Memory 1991) a vállalati emlékezet kialakításának folyamatában három szakaszt határoz meg.
Elsajátítás: a vállalati memória a múltbeli döntéseken alapuló felhalmozott információkból áll. Ezeket az adatokat nem egy központi helyen tárolják, hanem különböző megőrzési létesítmények között oszlanak meg. Az információkat az egyes döntések meghozatala és a következmények mérlegelése után rendszeresen hozzáadják ehhez a vállalati memóriához.
Megőrzés: a múltbeli tapasztalatokat öt tárolóhelyen őrzik meg. Az első kettő az egyének és vállalati kultúra, melyeket a szervezeten belül létező nyelv és keretek, a közös szervezeti értelmezési szótárak alkotnak együttesen. A harmadik az átalakulásokhoz kapcsolódik, a szervezet által alkalmazott eljárások és formalizált rendszerek alkotják ezt. Ezek a rendszerek a cég múltbeli tapasztalatait tükrözik, és a beágyazott tudás tárházai lehetnek. A negyedik a struktúrák, ezek kötik össze az egyént más céges munkatársakkal és a környezettel. A társadalmi interakciót az egyének közötti kölcsönös elvárások határozzák meg, melyek a szervezeten belüli aktuális szerepükön és hierarchián alapulnak. Az interakciós szekvenciák idővel mintákat alkotnak, és kezdenek a szervezeti szintre is kiterjedni. Ez mind a formális, mind az informális struktúrán keresztül történhet, és egy olyan „társadalmi memóriát” alkot, mely információkat tárol a szervezet környezetről alkotott képéről. Az ötödik a külső tevékenységek lesz, a vállalkozás környezete, ahol tudás és információ tárolható, ilyenek lehetnek a korábbi alkalmazottak, a kormányzati szervek és természetesen a piaci versenytársak.
Visszakeresés: A vállalkozások memóriája manuálisan vagy automatikusan is előhívható. Ez utóbbi a szervezeti emlékezet előhívásának egyszerű, szinte erőfeszítés nélküli megközelítésére utal, mely jellemzően egy előre meghatározott műveletsorozat része. Az ellenőrzött vagy manuális előhívás a tárolt tudás elérésének szándékos kísérleteire utal.
Mi okozza a céges memóriavesztést?
Egy jól meghatározott „folyamatossági terv” nélkül működő nagyvállalat piaci részesedést és bevételt veszít, mivel az ügyfelek a versenytársaktól kezdenek el egy idő után vásárolni. De ne tévedjünk, a vállalatok nem az egyetlen veszélyeztetett szervezetek; a közszférában a „vállalati” tudásvesztés következményei sokkal súlyosabbak lehetnek. A vállalati memóriavesztés három fő oka a következő lehet.
A munkavállalói fluktuáció: a vállalati amnézia egyik legnagyobb problémája a felmondások, nyugdíjazások, betegségek vagy halálozások miatti fluktuáció. A vállalatok időt és pénzt veszítenek a nyitott pozíciók betöltésével is. Becslések szerint minden egyes felvett személy csak a toborzási költségekben legalább 4000 dollárjába kerül egy közepes cégnek.
A tudássilók felbomlása: A hibrid munkavégzéssel a kávézás vagy a dolgozói társalgóban tartott ebéd „üzleti” megbeszéléseinek napjai olyan elavultnak tűnnek, mint a faxgépek, de ez azt is jelenti, hogy néhány „hasonszőrű” kulcsfontosságú tudás már végleg el is veszett. Nemcsak a munka zajlik a munkahelyen kívül, hanem egyre gyakoribb, hogy bizonyos üzleti funkciókat a cégen kívülről érkező szakemberek látnak el. A modern vállalkozások gyakran tartják a kapcsolatot a legkülönfélébb emberekkel, köztük partnerekkel, beszállítókkal, szabadúszókkal és ügyfelekkel.
Információs túlterhelés: Mi a rosszabb: az állandó zaj a fejünkben, vagy a folyamatosan felbukkanó kéretlen értesítések? Az információ-túlterhelés valós jelenség, mely megakadályoz minket abban, hogy döntéseket vagy lépéseket hozzunk, mert úgy érezzük, egyszerre túl sok információt kellene elfogyasztanunk.
A vállalati memória jelentősége
A vállalati memória értékes eszköz a vállalkozások számára, mivel magában foglalja a nehezen megszerzett meglátásokat, a magas szintű tapasztalatokat és a technikai készségeket is egyaránt. A szervezeti memória csak akkor alkalmazható viszont, ha ténylegesen hozzá is férhető bárki számára. Ahhoz, hogy a vállalkozások hasznosítani tudják, hatékony visszakeresési rendszerrel rendelkező archívumokkal és a jelenlegi alkalmazottaknak pedig jó memóriafelidézési képességgel kellene rendelkezniük. A vállalati memória magában foglalhatja: a korábbi adatokat és információkat, de a szervezet tevékenységével kapcsolatos minden belsőleg létrehozott dokumentációt. A szellemi tulajdont (szabadalmakat, szerzői jogokat, védjegyeket, márkákat, bejegyzett formatervezési mintákat, üzleti titkokat és eljárásokat, melyek tulajdonjogát törvény, licenc- és partneri megállapodások biztosítják a vállalat számára). Eseményeket, termékeket és személyek részleteit (beleértve a külső szervezetek és szakmai testületek embereivel való kapcsolatokat), valamint a releváns és közzétett referenciaanyagokat. Ezek közül az intézmény által létrehozott tudás a legfontosabb. Ez az adatok, folyamatok, tapasztalatok, szakértelem, értékek és információk kombinációja, és évtizedek tudását ölelheti fel. Az explicit vagy kézzelfogható tudás dokumentumok, feljegyzések és jelentések formájában jelenik meg, melyek tárolhatók és fizikailag megoszthatók a munkavállalók között. Az implicit vagy immateriális tudás magában foglalhatja a személyes történeteket, az intuíción alapuló tanulást és a készségeket, melyeket nehezebb átadni másnak, de képzés vagy mentorálás révén is átadhatók.
Hogyan csökkenthető a szervezeti amnézia?
Intranet és digitális munkahely
A hagyományos vállalati intranetek statikus honlapból olyan digitális munkahelyi platformokká fejlődtek, melyek képesek felszabadítani a rejtett vállalati értékeket. Az információ-túlterhelés elkerülésének egyik legfontosabb módja, hogy a dolgok egyszerűek, világosak és relevánsak legyenek. Támogatja ezt az Ön intranete vagy digitális munkahelyi platformja? Ideális esetben az intranetnek digitális munkahelyi felületként is szolgálnia kellene a vállalati szintű kommunikációt a fejlesztés, valamint a vállalati emlékezet megértésének és felhasználásának forrásaként, hogy csökkentse az ismétléseket és elősegítse a munkavállalói találékonyságot. Nem lenne nagyszerű, ha pontosan a megfelelő szakértőt találná meg, és javasolhatná őket, amikor az ügyféllel való beszélgetés elkezdődik? Képzeljük el, mennyi időt és energiát takaríthatunk meg azzal, hogy nem kell a semmiből kitalálni egy-egy frappáns üzleti megoldást.
Hozzunk létre egy közös platformot
Kétféle tudás létezik: hallgatólagos és explicit. A hallgatólagos tudás a nagyobb egység, mivel magában foglalja az alkalmazottak összes „csendes” tudását. Ezeket a fogalmakat és eljárásokat a lehető leghamarabb explicit tudássá kell alakítani (legalábbis ennek kellene lennie a bevett gyakorlatnak). A kulcs egy olyan kultúra megteremtése, mely ösztönzi az munkavállalókat arra, hogy megosszák az ötleteiket, és megkönnyítse számukra, hogy hozzá is járuljon a tudásukhoz. Minél gyorsabban találnak az emberek információt, annál könnyebb ezek alapján majd cselekedni. Néhány gyakorlati ötlet: ösztönözzük az embereket belső önsegítő blogok írására, belső wikik létrehozására és azokhoz való hozzájárulásra, valamint az új alkalmazottak képzését egy tudásbázis köré szervezzük, mivel az alapvető munkaköröket gyakran a munka során lehet a legjobban megtanítani.
Együttműködési technológia a metatudás növelésére
A tudás akkor osztható meg a legproduktívabban az egyes osztályok között, ha meghatározott szakterületekkel és referenciákkal rendelkező egyéneket hozunk össze. Az emberek nagyobb valószínűséggel hallgatják meg egymást, ha van közös témájuk, és elismert „szakemberek” is abban. Szánjunk időt arra, hogy összekapcsoljuk az osztályvezetőket a feladatokban való együttműködésre, és ösztönözzük az osztályok közötti szinergiákat is. Az együttműködési technológia ezt tovább könnyíti és növeli a „metatudást”. A digitális környezetben a többi munkatárs és a csapatok közötti kommunikáció passzív megfigyeléséből származó környezeti tudatossága lehetővé teszi az emberek számára, hogy zökkenőmentesen megtanulják, hol szerezhetnek információt vagy férhetnek hozzá a munkájukkal kapcsolatos fájlokhoz.
Változtassuk meg a csapatok kialakításának metódusát
Azok a csapatok, melyek dinamikusan jönnek létre, egy adott küldetés, illetve projekt alapján, nem pedig egy meghatározott hierarchia vagy szervezeti diagram alapján, erőteljesebbek és ösztönzőbbek lehetnek. A különböző részlegekből érkező emberekkel együtt dolgozva a munkavállalók értékelni kezdik az egyes szakterületekről érkező inputok értékét. És mivel az együttműködés sikerhez vezet, ez még nagyobb együttműködést és elismerést eredményezhet. A tudás elvesztése (bárhogyan is következik be vagy írják le) azt eredményezi, hogy a vállalkozás versenyelőnyt és hatalmat veszít. A belső céges tudást hatékonyan kell kezelni és megtartani, hogy a vállalatok növekedhessenek és terjeszkedhessenek anélkül, hogy elveszítenék ezt az értékes képességüket.
