Napjainkra az üzleti érzékkel rendelkező vállalkozók rég felismerték az információtechnológiai eszközök erejét az üzleti célok elérésében. Viszont az IKT-eszközök a munkafolyamatokat is optimalizálják.
Hagyományosan bebizonyosodott, hogy az információs és kommunikációs technológia (IKT) – mint például az internet, a mobilkommunikáció, az új média – a HR-ben nagymértékben hozzájárulhat a szervezet személyzeti politikájának teljesítéséhez. A technológiai fejlődés óriási hatással lehet egy szervezet HR-részlegére. Lehetővé teszi a vállalat számára a belső folyamatok, az alapvető kompetenciák, az érintett piacok és a szervezeti struktúra egészének fejlesztését.
Számos rendelkezésre álló humánerőforrás információs rendszert (HRIS) már bevezettek a piacon és még több új van fejlesztési fázisban. A HRIS különféle informatikai fejlesztései kapcsán három fő vonalat vázolhatunk fel az emberi erőforrás menedzsment támogatására:
- információs rendszerek a vállalat potenciális alkalmazottainak kiválasztásához
- a rendelkezésre álló személyzetet kezelő információs rendszerek (beleértve karrierfejlesztésüket, munkatapasztalatukat, fizetésüket, a szabadság idejét, helyettesítést stb.)
- képzési- és képesítési információs rendszerek
A modern vállalatok minden lehetséges rendszert bevetnek teljesítményük javítására, versenyképességük növelésére, ami valójában teljesen összhangban van az ipar 4.0 sajátosságaival. Az információs társadalom és az információs technológia új lehetőségeket biztosít a hatékony üzletmenethez. Megfelelő digitalizálás (első lépésként) és az IKT bevezetése nélkül egy vállalkozás (előbb-utóbb) versenyhátrányba kerül.
1. Jobb szolgáltatások a közvetlen vezetők számára
Mind a HR-, mind a cégvezetők elsődleges érdeke a vállalkozás sikere. Az emberi erőforrás fő funkciója a szervezet munkaerő-szükségleteinek támogatása. A HR és a közvetlen vezetők között stratégiai tervezés folyik, a jövőbeli üzleti igényekre vonatkozóan, annak eldöntéséhez, hogy a jelenlegi alkalmazottakat képezzék-e, készítsék fel őket az előléptetésre, vagy magasabb szintű készségekkel rendelkező jelölteket toborozzanak a jelenlegi munkavállalói tudásbázis kiegészítésére. A közvetlen vezetők informatikai eszközökkel kapcsolatos képzése és fejlesztése kiemelten fontos.
2. Az irányítás javítása
A szervezetek világszerte a szervezeti teljesítmény javítására törekednek, függetlenül a szervezet méretétől vagy az iparágtól. A szervezeten belüli menedzserek a teljesítményt mérik, néha úgy, hogy összehasonlítják egy benchmarkkal. Elemezik és értékelik megállapításaikat, és ennek megfelelően alakítják ki kontrolljaikat, hogy javítsák a szervezet teljesítményét. A Gallup felmérése szerint az alkalmazottak bevonása a szervezeti célok megvalósításába minden vállalkozás kulcsfontosságú jellemzője. A vezetésnek gondoskodnia kell arról is, hogy minden osztály javítsa folyamatait és tevékenységeit és összpontosítson arra, hogy mit és hogyan csináljanak az alkalmazottak ahhoz, hogy a vállalat versenyképesebb legyen. Ezeket a szervezet szerint testreszabott HR informatikai eszközök jobban tudják támogatni.
3. Hatékony toborzás
Napjainkra a szervezetek felismerték, hogy a hatékony toborzás nem valósítható meg informatika nélkül. A szervezetek ma már internetes állásportálokon keresik a legjobb jelölteket a pozíciókra. A folyamatot az internet használatával tették hatékonnyá, mivel sokan megismerik az ajánlatot és ezáltal növeli a megfelelőbb alkalmazottak felvételének valószínűségét.
A munkaadók online portálokon bemutathatnak minden szükséges információt az egyes alkalmazottak munkájával, karrierjével és személyes fejlődésével kapcsolatban. Ez egy nagyszerű promóciós eszköz a szervezet számára. Jelenleg az Envoy kifejlesztette az Asana -t , egy IT-eszközt a toborzáshoz, amely elemzi a részleteket egészen addig, amíg a potenciális jelölt magas prioritású értékei vannak. A HR informatikai eszközök nem csak segítik a legjobb potenciál felvételét, hanem megtartják is.
4. Adatkezelés és kritikai elemzés
Az adatkezelés egyszerűbbé és papírmentessé válik az informatika használatával. A monoton munka nagy része már nem kézi, ez növeli a hatékonyságot és eredményességet. A szervezeti teljesítmény a vállalkozás időbeni sikeréhez vezethet, akár stabil, akár instabil környezetben. Azok a munkák, amelyek teljesítményükben nem sok változatosságot kínálnak és erősen repetitívek, nem kedveltek az alkalmazottak körében, ami csökkent hatékonyságot eredményezhet. Az alkalmazottak teljesítményadatait a IT-eszközök gyakrabban tudják objektíven elemezni, ha ezek online és mindenki számára könnyen elérhetők.
5. Készletgazdálkodási eszközök és emberi erőforrás menedzsment
Az ügyfelek igényeit testreszabással és kiemelkedő ügyfélpéldányok biztosításával kell kielégíteni. Ebből a célból a szervezetek HR IT-eszközöket használnak, hogy univerzális áru- és szolgáltatáskészletet biztosítsanak és továbbfejlesztett termékek és szolgáltatások biztosításával diverzifikálják az üzletet.
Kép forrása: Envato
6. Költségcsökkentés és hatékonyság
Jelentős haszon érhető el az informatikai eszközökkel, amelyekkel különféle riportok készíthetők. A gyenge teljesítmény oka lehet a helyzetnek nem megfelelő struktúra, a folyamatok és a kapcsolatok közötti következetlenség. A szervezeti teljesítmény növelhető, a célok szerinti menedzsment megvalósításával és a humánerőforrás információtechnológiai eszközökkel támogatott vezetési stílus alkalmazásával. A szervezet vezetése felelősséggel tartozik a vállalkozás tulajdonosai felé a szervezet teljesítményéért és eredményeiért. A vezetők csak akkor tudnak jól teljesíteni és igazolni tekintélyüket, ha meghozzák a kívánt gazdasági eredményeket, pl. azt a nyereséget, amelyet egy adott időn belül el akartak érni.
7. Ügyfélszolgálat és emberi erőforrás menedzsment
A szervezet teljesítménye a szolgáltatás megbízhatóságának értékelésével és a szervezet ügyfelei minőségének megértésével is leírható. Értéket jelenthet a megbízható szolgáltatás, hogy az ügyfelek tudják, hogy az időben, az ígért időben, magas minőségben kapják meg. Mivel a szervezeti változás elkerülhetetlen, a kritikus sikertényezőket és a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat felül kell vizsgálni, és megfelelő humán erőforrás informatikai eszközt kell kidolgozni a jobb munkaminőség érdekében. A jó minőségű munkavégzés és a minőségi eredmények biztosítása, növeli a szervezet teljesítményét.
8. Karrierfejlesztés és humántőke-menedzsment
A teljesítményértékelés és a szakmai előmenetel kulcsfontosságú motiváló tényező lehet az alkalmazottaknak a hatékony és eredményes munkájára nézve. A teljesítménymérési és jutalmazási rendszerek egy szervezetben meghatározzák a prioritási szempontokat, azaz mi a fontos és mi nem annyira. Így a megbízható teljesítményértékelési rendszer – a HR-informatikai eszközökben – kulcsfontosságú a szervezetek számára. A rendszernek megbízhatónak kell lennie, hogy az emberek számíthassanak rá. A jutalmazási rendszereket úgy kell módosítani, hogy a vezetők és más alkalmazottak jutalmazása a HR IT-eszközökben tárolt teljesítménycélokon alapuljon. Az alkalmazottakat a teljesítményükért a HR IT-eszközadatbázis szerint a kívánt viselkedés és eredmények alapján kell jutalmazni.
A HR egyik fő folyamata a humánerőforrás-fejlesztés. Ez a HR-eszköz minden információt megad a munkavállaló utódlási tervezéséről, az általános teljesítményről és az egyéni szakmai potenciálról, beleértve a munkavállaló részletes profilját is. Tartalmaz továbbá egy megállapodást az egyén és a felettes között a KPI-ról meghatározott időszakon keresztül. Ez a munkavállaló karrierjének folyamatos fejlődéséhez vezet. Ennek az eszköznek az a nagy előnye, hogy a rendszerbe bevitt adatok az adatbázisban tárolódnak és a későbbiekben is elérhetők.
9. HR folyamatok automatizálása
Az emberi erőforrás menedzsment egy hihetetlenül összetett terület, amely számos folyamatot foglal magában. És gyakran megtörténik, hogy a HR-szakemberek értékes idejükből túl sok időt töltenek hétköznapi, monoton tevékenységekkel, ahelyett, hogy komolyabb kérdésekre koncentrálnának.
A technológia bevezetése a HR munkafolyamatba nagy mennyiségű rutinmunka alól mentesíti a szakembereket. A folyamatok automatizálása kiküszöböli a papírmunkát, felgyorsítja számos feladat végrehajtását és hozzájárul a hatékonyabb HR-teljesítményhez.
A technológia fejlődése azt jelenti, hogy a vállalatok felhasználhatják a legújabb innovációkat, például a gépi tanulást az önéletrajzok szűrésére és a kiterjesztett valóságot az új alkalmazottak bevonására.
10. HR eszközök elérhetősége
Néhány évvel ezelőtt a HR-szakemberek végtelen telefonhívásokkal, e-mailekkel és papírmunkával küszködtek. Tucatnyi folyamatot és feladatot kellett szem előtt tartaniuk. Jelenleg több száz olyan HR-eszköz áll rendelkezésre, amelyeket kifejezetten a HR-szakemberek munkájának megkönnyítésére és optimalizálására terveztek.
- A HR-szoftverek közös jellemzői a következők:
- A munkafolyamatok egyszerűsítése
- Munkavállalói adatok szervezése és kezelése
- Részletes alkalmazotti nyilvántartások készítése
- Társadalmi együttműködés
- Bérszámfejtés, szabadságok és prémiumok kezelése
A digitális munkakörnyezetre való átállás lehetővé teszi a modern HR-esek számára, hogy bizonyos feladatokat gyorsabban tudjanak elvégezni, így nagyobb figyelmet fordítsanak olyan kérdésekre, mint a munkavállalók elégedettsége, a toborzási és beépítési folyamatok optimalizálása, a munkavállalók motivációja stb.
A humánerőforrás informatikai eszközeinek óriási szervezeti hatásai vannak: jobb döntési pozíciót nyújt a vezetőknek, pipeline-ként szolgál, amely összeköti a személyzetet és folyamatokat minden szervezetben, megkönnyíti a menedzsment feladatait a vállalatnál, fontos adatokat szolgáltat a stratégiai döntéshozatalhoz, és lehetővé teszi a gyors információszerzést és elemzést a HR számára, és csökkenti a személyes tevékenységek elvégzése során felmerülő hibákat, ebből fakadó többletköltségeket.
