(Kiemelt kép: Freepik)
Sok dokumentumot tárolunk a munkavállalókról papírformában is, főként az eredeti aláírásokkal ellátott iratokat, de egyre csökken a papíralapú adminisztráció. A digitalizációs fejlődésnek köszönhetően már munkaszerződéseket is köthetünk hiteles elektronikus aláírásokkal, de minimum a munkavállalók adatainak nyilvántartása elektronikusan történik. Még azokon a munkahelyeken is legalább Excel-táblák gondoskodnak a személyes adatok és béradatok nyilvántartásáról, ahol még nem vezettek be ERP rendszereket. A stabil informatikai környezet nélkül tehát már nem működik jól a humánerőforrás-kezelés sem.
A biztonságos adatkezelés nem luxus
Amikor az adatok biztonságos kezelésére gondolunk nem csupán a hackertámadásoktól kell tartanunk. A stabil IT-rendszer egy vállalat életében olyan, mint az emberi szervezetben a szív dobogása. Amikor az IT-eszközeinkben hiba lép fel, a cég teljes vérkeringése leállhat egyik pillanatról a másikra. Az összes adat, amivel dolgozunk vagy csupán elektronikusan létezik, vagy valamilyen online rendszerhez kapcsolódóan kerül feldolgozásra. Amikor nem tudunk hozzáférni az elektronikus rendszereinkhez, nem tudjuk elvégezni a munkát, és a kiesett munkaidő, a nem kezelt ügyféligények vagy vállalaton belüli feladatmozgások súlyos károkat okozhatnak az üzemelésben, majd ezáltal a termelési tevékenyégünkben.
A HR adatai ugyan nem feltétlenül érintenek ügyfélkezelési folyamatokat, azonban a humán erőforrásokkal kapcsolatos feladatok szinte elvégezhetetlenné válnak, ha nem férünk hozzá a dolgozók személyes adataihoz. Szinte minden tevékenységet digitális adatok alapján végez a HR, akár a toborzási folyamatba jelentkezőkről vagy a munkavállalók továbbképzéséről, teljesítményértékeléséről, illetve a kontrollingnak, bérszámfejtésnek szükséges adataikról van szó. A technológia fejlődésével és a mesterséges intelligencia beszivárgásával a HR-területen ez egyre inkább így lesz.
A leállás feltorlódott munkafeladatokat jelent legtöbbször, azonban ennél is nagyobb baj, ha az adatok elvesznek vagy illetéktelen kezekbe kerülnek. A leginkább szenzitív adatok a vállalatoknál a munkavállalók személyes és bérjellegű adatai. Amennyiben adatvesztés vagy illetéktelen hozzáférés történik, az nemcsak a munkahelyen belül okoz problémát, hanem még törvény alapján büntethető jelenség is előfordulhat.
Szükség lehet a papírokra is?
A digitalizációs fejlődés gyorsítja és könnyíti a munkavégzést, jót tesz a bolygónak és lehetővé teszi a vállalatok egymással való optimális kapcsolódását. Nem valószínű, hogy visszafordul a folyamat, és nem is ez lenne a megoldás a megfelelő biztonság kialakítására. Fontos, hogy az elektronikus lehetőségek fejlődésével a tudatosság és felelősségvállalás is növekedjen. A megfelelő szolgáltató partnereket nagy gondossággal érdemes kiválasztani, és a munkavállalókat oktatni arra, hogyan használják biztonságosan az IT-rendszereket, amelyekkel elérhető a rendszereket terhelő digitális szemét keletkezésének csökkentése és a felelőtlen jogosultságkezelés.
