Az talán már mindenkinek világos, hogy a papírmentes működés költséghatékonyabb, védi a bolygónkat, emellett távolról is folyamatos hozzá férést biztosít a vállalat adataihoz, dokumentumaihoz. A távmunka lehetősége és szükségessége sem újdonság. Arról azonban kevés információ hangzik el, hogy még egy hatalmas előnye van a digitális adatkezelésnek, ez pedig a teljesítménymérések forradalma.
(Forrás: Freepik)
A számok nem hazudnak!
A szubjektív ítélkezések lavináját épp az objektív adatokkal tudjuk megállítani, amely ennél is többről szól. A digitalizáció sok cégnél nemcsak a papírmentesség és a távmunka lehetőségét teremtette meg, hanem a tudatosabb és kontrollálhatóbb vállalatműködtetést is kikényszerítette. Meg kellett határozni a munkafolyamatokat, a munkaállomás-kapcsolódásokat, a mentési és kezelési útvonalakat, ezeket rögzíteni, és minden munkavállalóval ismertetni. Megdöbbentő, hogy milyen sok vállalkozásnál probléma az, hogy a dolgozók nincsenek tisztában ezekkel az információkkal, és a káosz vagy az eljárások folyamatos változtatása veti vissza a termelési eredményeket.
Miután bevezetjük a teljesítményértékelések digitális változatát, sok vállalkozó döbben rá arra, hogy eddig csak a saját szemével, kezével és orrával vizsgálta a dolgozók munkavégzését ott helyben, de sosem gondolkodott el azon, hogy hogyan mérhetné a valós teljesítményt. Az a vezető, aki úgy érzi, hogy mindenhol ott van a szeme, az sohasem látja mindazt, mint az, aki tudja, hogy csak felülről láthatja át a teljes munkavégzést, ezért eredménymutatókra van szüksége a tisztánlátáshoz.
A munkáltatók többsége azért retteg a home office engedélyezésétől, mert úgy érzi, hogy nem tudja kellőképpen ellenőrizni, hogy az alkalmazottak rendesen dolgoznak-e. Azonban a munkavégzés csupán ritkán áll abból, hogy jelen vagyunk a munkahelyen.
Tévedés azt hinni, hogy azért dolgozunk, hogy csak valamit csináljunk.
Ezek pedig megnevezhetők, számon kérhetők és mérhetők. A számok általában nem hazudnak. Fontos, hogy a mérés értelmes és reális elvárásokat vizsgáljon, ami a tudatos és átgondolt munkafolyamatok felállításával kezdődik, nulladik lépésként pedig az értékes végeredmény meghatározásával, amelyért az egész csapat együtt dolgozik, és amelyből meghatározható, hogy az adott munkakörben dolgozónak milyen részeredményt kell előállítania. A munkavállalóktól elvárható eredmények tehát meghatározhatók, mérhetők, csakúgy, mint a teljes vállalati teljesítményre gyakorolt hatásuk. Ha a termelési eredményeinkkel nem vagyunk elégedettek, akkor a munkavégzés folyamatain végighaladva a mért adatok alapján megtalálhatjuk, hogy hol van porszem a gépezetben. Így nagyon hamar észrevehető és kezelhető minden probléma, amely a szervezet optimális működését akadályozza.
Forrás: Freepik
Jogilag is megfelelő munkáltatói viselkedés
A digitalizációnak hála, nem csak a pontos adatokat kapjuk meg, a jogszerű munkáltatói magatartás is egyszerűbb és egyértelműbb lesz. A HR-adminisztráció gyors, hatékony és pontos ellátásán túl sokkal humánusabb jogi eljárásokkal tudjuk kezelni a dolgozók szankcionálását és jutalmazását.
Az eredménykimutatások alapul szolgálnak a felettesek általi értékeléseknek, így nincs több vita arról, hogy a munkavállaló milyen teljesítményt tett le az asztalra. Ráadásul megvalósulhat a valódi diszkriminációmentesség is, mivel nem a szubjektív érzelmeink alapján határozhatjuk meg, hogy egy munkavállalót a teljesítményére vonatkoztatva elmarasztalunk vagy dicséretben részesítünk.
Tényleg mindent lehet mérni?
Furcsának tűnhet, de valóban mindenféle és minden típusú munkakör eredményességét lehet mérni. A munkakörtől elvárt végeredmény meghatározásával kell kezdeni, majd azt kell végiggondolni, hogy milyen munkafolyamatok, elvégzett feladatok vezetnek el ehhez a célhoz. Ha az elvárás nem darabszámban határozható meg, akkor az odavezető úton megjelenő feladatok száma is lehet a mérce. Az ERP-rendszerek feladatkezelő moduljai voltak az első futárai ennek a szemléletnek, ahol a felvett feladatok teljesülési számát már vizsgálni lehetett. Ehhez valóban adminisztrálni kell az elvégzett feladatokat, azonban a mérhetőség és a havi/ negyedéves/éves kimutatások lehetősége olyan értéket képez, hogy ezt a többletmunkát mindenképp érdemes integrálni a munkavégzésbe. Meg lehet figyelni az elvégzett és el nem végzett feladatok arányát, amelyből a szervezetfejlesztéshez is hasznos információkat kapunk. Kiderülhet, hogy túl kevés, vagy túl sok az alkalmazottunk bizonyos munka elvégzéséhez, esetleg felismerhetjük, hogy korszerűbb folyamatokra lenne érdemes átállnunk, az eszközök hatékonyságát kellene növelnünk, de az is kiderülhet, hogy a munkafolyamatok, a munkaszervezés, esetleg a közvetlen felettesi működés a probléma. A teljesítmény mérése nem csak a munkaadónak fontos. Minden dolgozó jobban érzi magát, ha folyamatos visszajelzést kap a munkája minőségéről. Nem mindenki gondolná, de még a magas pozícióban lévő vezetőknek is fontos lenne a visszajelzés, amit ritkán kapnak meg, főként, ha nincs felettük senki. A kitűzött cél elérésének az érzése energiát szabadít fel, amelyet korábban lekötött a cél elérésére szántunk. Tehát mondhatnánk azt is, hogy kizárólag a teljesítmény mérése és pontos visszajelzése adja meg azt a stabilitást, amit a munkavállaló és a munkáltató is megérdemel, hogy kiegyensúlyozottan és biztonságérzettel legyenek a munkaviszonyban.
