A digitalizáció teljes egészében megkerülhetetlen jelenséggé nőtte ki magát 2025-re, ezzel párhuzamosan pedig a metaadatokkal való gazdálkodás a költség- és időhatékony működés egyik alappillérjévé vált a turbulens gazdasági és munkaerőpiaci környezetben is. S hol jelenik meg mindez vagy annak hiánya? A back office folyamatokban.
„Az elmúlt években rengeteget beszéltünk a digitalizáció gyakorlati megvalósításáról, ami önmagában rengeteg kihívást tartogat. A most zajló gazdasági és munkaerőpiaci változások azonban még jobban rávilágítanak arra, hogy miért is van szükség az adott esetben a 3, 4 vagy 5 többé-kevésbé integrált rendszer helyett egy egységes rendszeren alapuló vállalatirányítási megoldásra”
– mondta Tresch András, a Quattrosoft ügyvezetője.
A pénzügyi szektor elsőként tapasztalta meg a munkaerőpiaci problémák hatását, különösen az adminisztrációs munkák terén. A Z generációs fiatalok merően más megközelítéssel állnak a munkához, mint a korábbi, a munkaerőpiacról kifelé tartó nemzedékek képviselői. „Egyre gyakrabban hallom azt, hogy az elképzelések és az elvárások nem egyeznek, főleg a back office területen, ami adott esetben komoly problémát okoz a feladatok ellátásában – osztotta meg tapasztalatait Tresch András. – Mindemellett a vállalatok igyekeznek ott optimalizálni, ahol tudnak. Igaz ez a bértömegre vagy a rosszul működő folyamatok miatt keletkező többletköltségre.”
Az egységes rendszer megspórolt forintokban mérhető
A piaci turbulenciához való alkalmazkodáson túl a vállalatok számára a legnagyobb terhet az adminisztrációs feladatok automatizálása, az adatok gyors keresése vagy a dokumentációgenerálás hatékonyságának növelése jelenti.
„A Gartner egyik kutatása szerint a napi 8 órás munkaidő alatt az alkalmazottak 1-1,5 órát töltenek azzal, hogy adatokat keresgélnek, ami hihetetlen idő- és energiapazarlás. Egy megfelelő platformmal mindez pillanatokra redukálható, a felszabadult idő pedig értékteremtésre fordítható, sőt akár a szükséges munkaerő mértéke is csökkenthető. Egy 100 fős cégre vetítve a jól integrált rendszerek 15-20 ember munkáját ki tudják váltani. Ha ezt egy 1000 fős cégre és egy évre vetítjük, az akár 500 millió forintos bértömegcsökkenést eredményezhet – ha csak a minimálbért vesszük alapul. És minél nagyobb a szervezet, annál gyorsabban térül meg az automatizálható”
– mondta Tresch András.
A Quattrosoft olyan megoldást kínál, amelynek célja, hogy optimalizálja a vállalati folyamatokat és csökkentse a költségeket anélkül, hogy új szoftverekre lenne szükség.
„A folyamatdigitalizációs rendszer lehetővé teszi, hogy a vállalatok a legapróbb részletekig lássák és kezeljék az adatokat, beleértve a metaadatokat és a dokumentumokat, mindezt egy egységes rendszerben, ami a vállalat saját igényeihez alkalmazkodik. Amit most egy multinacionális cég 3-4-5 rendszerrel és azok integrációjával old meg, azt mi unikális módon egy keretrendszerbe foglaljuk úgy, hogy az összes metaadat egyszerre használható automatizálásra. Ennek köszönhetően a back office hatékonysága akár 2-2,5-szeresére is nőhet”
– mondta.
A back office ilyen jellegű hatékonyságnövelése nem csupán a pénzügyi intézmények kiváltsága, a BürOffice működik energiaszolgáltatóknál és hitelintézeteknél is.
„A BürOffice platform egyik legnagyobb erőssége a méretezhetőség. Képes több ezer felhasználót kiszolgálni, így ideális megoldásokat kínál azoknak a nagyvállalatoknak, amelyek nagy ügyfélkörrel büszélkednek és komplex back office szervezettel működnek. Emellett biztosítja a különböző rendszerekből származó metaadatok és folyamatok elérését is” – tette hozzá Tresch András.
A digitális átalakulás élvonalában a méretezhetőség és az automatizálás komoly versenyelőny, amely támogatja a vállalatokat abban, hogy a jövő kihívásaira a leghatékonyabb válaszokat adják.
