A mai HR-szakemberek elfoglaltabbak, mint valaha. Szerencsére rengeteg szoftver áll rendelkezésre a HR osztályok gördülékenyebb működéséhez. A személyzeti változásoktól a juttatások adminisztrációjáig, a teljesítménymenedzsmentig, a képzésig, az irányelveknek való megfelelésig és a bérszámfejtésig a HR-menedzsment szoftver (HRMS) gyakorlatilag minden olyan feladathoz elérhető, amely a szervezetben dolgozókat érinti.
Mi az a HR-szoftver?
Alapvetően ezek a HR-eszközök lehetővé teszik az alkalmazottak nyilvántartásának kezelését egy asztali alkalmazásból, egy webböngészőből vagy akár egy okostelefon-alkalmazásból. Egyesek lehetőséget kínálnak a jelentkezők nyomon követésére (AT), a juttatások adminisztrációjára és a teljesítménymenedzsment eszközökre való kapcsolódásra, így nyomon követheti alkalmazottai sikereit a toborzástól a nyugdíjazásig.
A HR-menedzsment szoftver (HRMS) kiválasztásakor több kulcsfontosságú elemet is figyelembe kell venni. A felhasználói felület (UI) olyan intuitív élményt kínál, amely nem tesz szükségessé súlyos képzési terhet? Kapcsolódik az eszköz a régi szoftvercsomagokhoz, különösen, ha adatfolyamokról van szó? Méretezhető-e a vállalat növekedésével? A szállító olyan szolgáltatást kínál, amelyre szüksége lesz, ha a szoftver bármikor meghibásodik? Miután meghatározta igényeit és preferenciáit, bármelyik szállítóhoz fordulhat kívánságlistával. Tesztelje az igényeinek megfelelő megoldásokat, és válassza ki azt, amelyik megfelel az ár és a hasznosság ideális kombinációjának.
A kifejezetten kisvállalkozások számára készült HR-szoftverek 1500 vagy 2000 felhasználót tesznek ki, nagyobbak akár 3-10 ezer (vagy több) fős munkaerőt tudnak fogadni. A legtöbb platformon nagyobbra nő, mint a maximum, és áttérhet egy vállalati szintű rendszerre. Az SAP SuccessFactors egy kivétel, az SAP HR-technológiai óriás részlege ugyanazt az alapszoftver kódot használja, mint a vállalati szintű szoftvere, így az azt kinőtt kisvállalkozások anélkül válthatnak, hogy újra meg kellene adniuk az adatokat.
A HR-szoftverek és -felügyeleti rendszerek üdvözlendő lépést jelentenek a Microsoft Excel-táblázatokhoz képest, amelyekre sok vállalkozás – különösen a kisvállalkozások – továbbra is támaszkodhat az alkalmazottak adatainak tárolása és elemzése során. Sok felhő alapú szolgáltatás édesíti a cserét azzal, hogy rengeteg extrát kínál az alapfunkciókkal együtt, kikiáltási áron, ami nem fogja feltörni a pénzt. Amikor a legjobbat választja vállalkozása számára, vegye figyelembe költségvetését, helyét és azt, hogy milyen HR-szoftvert használ már, hogy ne kelljen kétszeres szolgáltatásokért fizetnie.
Mennyibe kerül egy HR-szoftver?
Szerencsére a HR-szoftverrendszereknek nem szabad tönkretenniük a pénzt. Ahogy a felhőalapú HR-szoftverek népszerűvé váltak, egyre több szállítót motivált az üzletbe való belépésre. Ennek eredményeként azok a szolgáltatások, funkciók és konfigurálhatóság, amelyek korábban csak a nagyobb cégek platformjain jelentek meg, a kis- és középvállalkozások alapvető HR-szoftvereivé válnak.
A modern szoftver-szolgáltatásként (SaaS) nem csak olcsóbbak, mint a hagyományos helyszíni HR-megoldások, hanem általában intuitív szoftverplatformok is, amelyek könnyen használhatók, és könnyen integrálhatók más back-office SaaS-eszközökkel. például a könyvelési és vállalati erőforrás-tervező (ERP) alkalmazások.
Mivel azonban a terület igen széles, a tényleges költségek nagyon eltérőek. A fizetett szolgáltatások általában alkalmazottonként havonta díjat számítanak fel. Sok szolgáltató külön díjat számít fel a bérbeadáshoz, bérszámfejtéshez és hasonlókhoz szükséges kiegészítő modulokért, valamint a megvalósításért. Sokan mennyiségi kedvezményeket és speciális csomagokat is kínálnak a nagyobb munkaerővel rendelkező cégeknek.
Mit kell keresni?
Az, hogy a vállalat hogyan kezeli a HR-t, nagyon egyéni lehet, de vannak bizonyos kulcsfontosságú képességek és funkciók, amelyeket minden megoldásnál keresni kell, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a kiválaszott platform növekedhet és változhat a szervezet igényeivel együtt. Az alábbiakban ismertetjük a legfontosabb képességeket:
Pályázókövetés (AT) – Lehetővé teszi az álláshirdetések, alkalmazások kezelését, sőt új alkalmazottak felvételét is.
Juttatások adminisztrációja – A legtöbb HR-művelethez kritikus fontosságú, és a HRMS-szoftvergyártók által itt kínált lehetőségek az alkalmazottak beiratkozásának egyszerű kezelésétől egészen a konkrét juttatási tervek kínálatáig terjedhetnek az ügyfelek számára.
Ütemezés és műszaktervezés – Gyakran dedikált eszközök, bár e képesség megjelenhet nagyobb HRMS-platformok részeként is.
Teljesítménymenedzsment – Lehetséges, hogy egyszerűen nyilvántartást vezetünk az alkalmazottak céljairól, vagy nyomon követhetjük a célokat a feladatok szintjéig és a sikert közvetlenül és automatikusan kompenzációhoz és bérszámfejtéshez köthetjük.
Online képzés – Ez a teljesítménymenedzsment egy másik ága lehet, lehetővé téve, hogy a vezetők biztosítsák az alkalmazottaknak a céljaik eléréséhez szükséges képzést és a vállalatok is betartsák, ha bizonyos munkakörökhöz tanúsítványok szükségesek.
eLearning Authoring – Lehetővé teheti, hogy cége saját képzési anyagokat készítsen, amelyeket belsőleg vagy egy nyilvánosan elérhető tanulási központon kínál.
Függetlenül a célközönségtől, itt van néhány további kulcsfontosságú funkció, amelyet minden HRMS-rendszerben keresni kell:
Integráció – A legtöbb ilyen platform (bár nem mindegyik) beépített integrációt, vagy nyílt API-kat kínál. Általában olyan platformokkal való integrációt kínálnak, mint az Expensify, a Google G-Suite, a Microsoft Office 365, a Salesforce és a Slack. A beépített integrációk egyszerűen a partneralkalmazások listája, amelyekkel a HRMS-szállító közvetlen integrációs képességet épített ki, amelyre feliratkozhatunk. A nyílt API-k lehetővé teszik, hogy saját integrációkat építsünk ki a kedvelt rendszerek között, feltéve, hogy mindkettő támogatja az API-t, és házon belüli programozói tehetséggel rendelkezünk.
Mobilitás – Ez még mindig nem kötelező szolgáltatás a HRMS sikeres megvalósításához, de egyre jobban megvan. A HR-adatok általában olyan adatok, amelyekhez az alkalmazottaknak menet közben kell hozzáférniük, különösen olyan dolgokhoz, mint például a juttatásokra vonatkozó információk és a szabadságra vonatkozó kérések. Ha ezt könnyen és biztonságosan megteheti mobileszközökön, akkor gondoskodni kell arról, hogy a megoldás legalább kliensszoftvert kínáljon mind Android, mind iOS-eszközökhöz.
Biztonság – Feltétlenül vizsgáljuk meg, hogyan védi a megoldás az ügyfelek adatait. A legtöbb ilyen rendszer felhőalapú, ami azt jelenti, hogy az alkalmazottak adatai – beleértve a személyes információkat és a pénzügyi adatokat is – valahol az interneten tárolódnak. Ezért kritikus fontosságú annak biztosítása, hogy a szoftver megfelelően védett legyen a szerepkör alapú hozzáférés-vezérléssel és legalább az adatok titkosításának lehetőségével.
Analitika – A legjobb HR-szoftver kihasználja az általuk tárolt személyzeti adatokat, és lehetővé teszi a cégtulajdonosok, HR-vezetők vagy HRIS-menedzserek számára, hogy számtalan munkaerő-jelentést készítsenek. Ezek közé tartoznak a standard jelentések a létszámról, a forgalomról, a bérköltségekről és a létszámelosztásról. Számos platform képes a jelentésadatokat diagramokká és grafikonokká alakítani, amelyek kinyomtathatók, e-mailben elküldhetők vagy letölthetők Microsoft Excelben vagy más fájlformátumban.
A legnépszerűbb platformok rengeteg segítséget kínálnak, beleértve a beállítási varázslókat, az oktatóvideókat, a 24 órás ügyfélszolgálati botot és a telefonos támogatást. A vállalati szintű és középvállalkozásokat kiszolgáló szolgáltatók a bevezetési folyamaton is végigvezetik az ügyfeleket (és külön díjat számítanak fel érte). Egyes ügyfelek elkötelezett projektmenedzsereket, fiókvezetőket vagy támogató csoportokat is kínálnak.
